एक समायोजन पत्र या ए समायोजन पत्र का दावा करें एक व्यवसाय या एजेंसी के प्रतिनिधि से एक ग्राहक को लिखित प्रतिक्रिया है दावा पत्र. यह बताता है कि किसी उत्पाद या सेवा के साथ कोई समस्या कैसे हल हो सकती है (या नहीं)।
रिस्पांस कैसे हैंडल करें
यदि आपके व्यवसाय को ग्राहक से एक दावा पत्र मिला है, तो आप कूटनीतिक रूप से और उचित तरीके से अपनी प्रतिक्रिया देना चाहेंगे।आप रवैया"जल्दी और प्रभावी ढंग से मरम्मत या अपनी प्रतिष्ठा को किसी भी नुकसान को रोकने के लिए। यहां तक कि अगर शिकायत को ग्राहक की इच्छा के अनुसार हल नहीं किया जा सकता है या आपको देना होगा बुरी खबर, आप अभी भी एक सकारात्मक, पेशेवर स्वर लेना चाहते हैं।
एंड्रिया बी। जिफ़नर आगे बताते हैं:
"एक समायोजन पत्र एक सकारात्मक बयान के साथ शुरू होना चाहिए, सहानुभूति और समझ व्यक्त करना। शुरुआत के करीब, यह पाठक को यह बताना चाहिए कि क्या किया जा रहा है, और यह खबर, अच्छी या बुरी, एक स्पष्टीकरण के बाद होनी चाहिए। पत्र को कंपनी के अच्छे इरादों और इसके उत्पादों के मूल्य की पुष्टि करते हुए एक और सकारात्मक बयान के साथ समाप्त होना चाहिए, लेकिन कभी नहीँ मूल समस्या का जिक्र।
“आपकी कंपनी में गलती है या नहीं, यहां तक कि सबसे जुझारू दावे का भी विनम्रता से जवाब दिया जाना चाहिए। एक समायोजन पत्र चाहिए नहीं नकारात्मक या संदिग्ध हो; यह जरुरी है कभी नहीँ ग्राहक पर आरोप लगाते हैं या किसी भी समायोजन को गंभीरता से देते हैं। याद रखें, आपकी कंपनी की छवि और सद्भावना दांव पर है जब आप अनुचित दावों का भी जवाब देते हैं। "(" बेहतर व्यापार पत्र कैसे लिखें, "4 वां संस्करण। बैरॉन, 2007)
सावधान रहें कि आपकी कंपनी कभी भी कुछ वादा नहीं कर सकती (या कोई समय सीमा जो आप पूरी नहीं कर सकते हैं), या वह केवल समस्या को कम करेगा। अपने ग्राहक को बताएं कि आप उसकी रुचि को ध्यान में रखते हैं, और अपने व्यवसाय को बनाए रखने के लिए और भविष्य में बेहतर सफलता के लिए दरवाजा खुला रखते हैं।
समय बदलने के साथ ही कुछ चीजें सही रहती हैं। अच्छी व्यावसायिक सलाह पिछले 100 वर्षों में नहीं बदली है, क्योंकि OC द्वारा दी गई सलाह से स्पष्ट है। गलाघेर और एल.बी. 1918 से "प्रैक्टिकल बिजनेस इंग्लिश" में मौलटन:
"आपके समायोजन पत्र में किसी भी प्रकार की अशुभता या क्रोध का प्रदर्शन इसके उद्देश्य को पराजित करेगा। ग्राहक की शिकायत के प्रति उदासीनता या जवाब देने में देरी करना इसी तरह आगे के व्यापारिक संबंधों के लिए घातक है। 'आप', 'मैं' नहीं, 'रवैया नाराज ग्राहक को अच्छे हास्य में डाल देगा, और शिकायत के सुखद निपटान के लिए रास्ता खोल देगा। एक समायोजन पत्र जो 'आप' के रवैये की विशेषता है, एक बिक्री पत्र बन जाता है। "
इंटरनेट की शिकायतों से निपटना
एक ही प्रकार की सलाह इंटरनेट पर या सोशल मीडिया के माध्यम से व्यवसायों के खिलाफ लगाए गए शिकायतों या खराब समीक्षाओं से निपटने के लिए भी लागू होती है। आपको अभी भी अपनी प्रतिक्रिया में राजनयिक होने की आवश्यकता है। शिकायत फैलाने में गति सार की है - लेकिन जल्दबाजी की नहीं।
- याद रखें कि आप जो कुछ भी इलेक्ट्रॉनिक संदेश या पोस्ट में लिखते हैं उसे दुनिया के लिए कॉपी और फॉरवर्ड किया जा सकता है देखने के लिए, और इसे ऑनलाइन पोस्ट करने या "भेजने" के बाद किसी चीज़ को पूरी तरह से हटाना वास्तव में मुश्किल है।
- क्या किसी ने इसे प्रूफ किया है और इसे बाहर रखने से पहले सांस्कृतिक संवेदनशीलता या अन्य संभावित नुकसान के लिए जाँच करें।
- पीछा करने के लिए कट - सार्वजनिक-सामना करने वाले पाठ को संक्षिप्त और बिंदु पर रखें।
- आलोचना का जवाब ऑनलाइन देते समय हमेशा शांत सिर रखें वरना समस्या सर्पिल हो सकती है। कोई भी पाठ ऑनलाइन आपके ब्रांड और प्रतिष्ठा को प्रभावित करता है।
किसी शिकायत या दावे का एक सफल संकल्प भी दूर-दूर तक फैलने की क्षमता रखता है, हालाँकि दुर्भाग्य से समीक्षा या शिकायत के रूप में तेजी से या व्यापक रूप से नहीं।
सूत्रों का कहना है
जेराल्ड जे। Alred, चार्ल्स टी। ब्रुसा, और वाल्टर ई। ओलियू, "द बिजनेस राइटर की हैंडबुक," 10 वां संस्करण। मैकमिलन, 2011।
फिलिप सी। कोलिन, "काम में सफल लेखन," 9 वां संस्करण। वाड्सवर्थ प्रकाशन, 2009।