शिकायत का पत्र कैसे लिखें

यहां एक परियोजना है जो आपको पेश करेगी बुद्धिशीलता और आप समूह लेखन में अभ्यास करें। आप तीन या चार अन्य लेखकों के साथ मिलकर रचना करेंगे पत्र शिकायत की (यह भी एक कहा जाता है) दावा पत्र).

इस असाइनमेंट के लिए सबसे अच्छा विषय वह होगा जो आप और आपके समूह के अन्य सदस्य वास्तव में परवाह करते हैं। आप भोजन की गुणवत्ता के बारे में शिकायत करने के लिए डाइनिंग हॉल पर्यवेक्षक को लिख सकते हैं, एक प्रशिक्षक को उसकी ग्रेडिंग के बारे में शिकायत करने के लिए शिक्षा बजट में कटौती के बारे में शिकायत करने के लिए राज्यपाल को नीतियाँ - आपके समूह के सदस्यों को जो भी विषय दिलचस्प और मिलता है सार्थक।

विषयों को सुझाने से शुरू करें, और समूह के एक सदस्य को उन्हें लिखने के लिए कहें क्योंकि वे दिए गए हैं। विषयों पर चर्चा या मूल्यांकन करने के लिए इस बिंदु पर न रुकें: बस संभावनाओं की एक लंबी सूची तैयार करें।

एक बार जब आप विषयों के साथ एक पृष्ठ भर लेते हैं, तो आप अपने बीच यह तय कर सकते हैं कि आप किसके बारे में लिखना चाहते हैं। फिर उन बिंदुओं पर चर्चा करें जिन्हें आपको लगता है कि पत्र में उठाया जाना चाहिए।

फिर से, समूह के एक सदस्य को इन सुझावों पर नज़र रखें। आपके पत्र को समस्या को स्पष्ट रूप से समझाने और यह दिखाने की आवश्यकता होगी कि आपकी शिकायत को गंभीरता से क्यों लिया जाना चाहिए।

इस स्तर पर, आपको पता चल सकता है कि आपको अपने विचारों को प्रभावी ढंग से विकसित करने के लिए अतिरिक्त जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता है। यदि ऐसा है, तो समूह के एक या दो सदस्यों को कुछ बुनियादी शोध करने के लिए कहें और अपने निष्कर्षों को समूह में वापस लाएं।

अपने शिकायत पत्र के लिए पर्याप्त सामग्री एकत्र करने के बाद, किसी न किसी मसौदे की रचना के लिए एक सदस्य का चुनाव करें। जब यह पूरा हो गया है, मसौदे को जोर से पढ़ा जाना चाहिए ताकि समूह के सभी सदस्य संशोधन के माध्यम से इसे सुधारने के तरीकों की सिफारिश कर सकें। प्रत्येक समूह के सदस्य को दूसरों द्वारा किए गए सुझावों के अनुसार पत्र को संशोधित करने का अवसर होना चाहिए।

अपने संशोधन को निर्देशित करने के लिए, आप नमूना शिकायत पत्र की संरचना का अध्ययन कर सकते हैं जो इस प्रकार है। ध्यान दें कि पत्र के तीन अलग-अलग भाग हैं:

• एक परिचय जो शिकायत के विषय को स्पष्ट रूप से पहचानता है।
• ए मुख्य भाग अनुच्छेद वह (ए) स्पष्ट रूप से और विशेष रूप से शिकायत की प्रकृति की व्याख्या करता है, और (बी) पाठक को उचित प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी प्रदान करता है।
• ए निष्कर्ष यह स्पष्ट रूप से बताता है कि समस्या को मापने के लिए किन क्रियाओं की आवश्यकता है।

एनी जॉली
110-सी वुडहाउस लेन
सवाना, जॉर्जिया 31419
1 नवंबर, 2007
श्री फ्रेडरिक रोज़्को, अध्यक्ष
Rozco Corporation
14641 पीचट्री बुलेवार्ड
अटलांटा, जॉर्जिया 303030
प्रिय श्री रोज़को:
15 अक्टूबर 2007 को, एक विशेष टेलीविज़न ऑफ़र के जवाब में, मैंने आपकी कंपनी से एक ट्रेसेल टोस्टर का आदेश दिया। उत्पाद 22 अक्टूबर को, स्पष्ट रूप से अप्रकाशित, मेल में आ गया। हालांकि, जब मैंने उसी शाम ट्रेसेल टोस्टर को संचालित करने की कोशिश की, तो मुझे यह देखकर व्यथित होना पड़ा कि यह किया "तेज, सुरक्षित, पेशेवर हेयर-स्टाइलिंग" प्रदान करने के अपने दावे को पूरा न करें। इसके बजाय, इसने मेरी बहुत क्षति की केश।
अपने बाथरूम में "एक सूखे काउंटर पर अन्य उपकरणों से टोस्टर को दूर स्थापित करने" के निर्देशों का पालन करने के बाद, मैंने स्टील की कंघी डाली और 60 सेकंड इंतजार किया। फिर मैंने टोस्टर से कंघी को हटा दिया, और "वीनसियन कर्ल" के निर्देशों का पालन करते हुए अपने बालों के माध्यम से गर्म कंघी को चलाया। हालांकि, कुछ ही सेकंड के बाद, मुझे जलते हुए बालों की गंध आई और इसलिए मैंने तुरंत कंघी को टोस्टर में वापस रख दिया। जब मैंने ऐसा किया, तो आउटलेट से चिंगारियां उड़ीं। मैं टोस्टर को अनप्लग करने के लिए पहुंचा, लेकिन मुझे बहुत देर हो चुकी थी: एक फ्यूज पहले ही उड़ चुका था। कुछ मिनट बाद, फ्यूज को बदलने के बाद, मैंने दर्पण में देखा और देखा कि मेरे बाल कई स्थानों पर झुलस गए थे।
मैं ट्रेसेल टोस्टर (अन-डू शैम्पू की बंद बोतल के साथ) वापस कर रहा हूं, और मुझे $ 39.95 की पूरी वापसी की उम्मीद है, साथ ही शिपिंग लागत के लिए $ 5.90। इसके अलावा, मैं खरीदे गए विग के लिए एक रसीद संलग्न कर रहा हूं और तब तक पहनना होगा जब तक कि क्षतिग्रस्त बाल बाहर न निकल जाएं। कृपया मुझे ट्रेसेल टोस्टर और विग की लागत के लिए धनवापसी कवर करने के लिए $ 303.67 के लिए एक चेक भेजें।
निष्ठा से,
एनी जॉली

ध्यान दें कि लेखक ने भावनाओं के बजाय तथ्यों के साथ अपनी शिकायत कैसे पहुंचाई है। पत्र दृढ़ और प्रत्यक्ष है लेकिन सम्मानजनक और विनम्र भी है।

अपने समूह के एक सदस्य को अपनी शिकायत के पत्र को जोर से पढ़ने के लिए आमंत्रित करें और इस पर प्रतिक्रिया दें जैसे कि उसने मेल में प्राप्त किया था। शिकायत करता है वैध लगता है और गंभीरता से लेने लायक? यदि ऐसा है, तो समूह के सदस्यों को संशोधित करने, संपादित करने और करने के लिए कहें ठीक करना एक गाइड के रूप में निम्नलिखित चेकलिस्ट का उपयोग करते हुए पत्र एक अंतिम समय:

• क्या आपका पत्र उपरोक्त उदाहरण में दिखाए गए मानक प्रारूप का पालन करता है?
• क्या आपके पत्र में एक परिचय, एक शरीर पैराग्राफ और एक निष्कर्ष शामिल है?
• क्या आपका परिचयात्मक पैराग्राफ स्पष्ट रूप से पहचानता है कि आप किस बारे में शिकायत कर रहे हैं?
• क्या आपके शरीर का पैराग्राफ स्पष्ट रूप से और विशेष रूप से शिकायत की प्रकृति की व्याख्या करता है?
• बॉडी पैराग्राफ में, क्या आपने पाठक को आपकी जानकारी के लिए प्रभावी रूप से प्रतिक्रिया देने के लिए आवश्यक सभी जानकारी प्रदान की है?
• क्या आपने अपनी शिकायत को शांति और स्पष्टता से व्यक्त किया है, भावनाओं के बजाय तथ्यों पर निर्भर है?
• क्या आपने अपने शरीर पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से जानकारी को व्यवस्थित किया है ताकि एक वाक्य अगले के लिए तार्किक रूप से आगे बढ़े?
• अपने निष्कर्ष में, आपने स्पष्ट रूप से कहा है कि आप अपने पाठक को क्या कार्रवाई करना चाहते हैं?
• क्या आपने पत्र को ध्यान से प्रमाणित किया है?