कैसे एक साधारण व्यापार पत्र को प्रारूपित करें और लिखें

लोग व्यावसायिक पत्र लिखते हैं और ईमेल कई कारणों से जैसे कि जानकारी का अनुरोध करना, लेनदेन करना, रोजगार सुरक्षित करना, और इसी तरह। प्रभावी व्यापार पत्राचार स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए, टोन में सम्मानजनक होना चाहिए, और ठीक से स्वरूपित होना चाहिए। एक व्यावसायिक पत्र को उसके मूल घटकों में तोड़कर, आप एक लेखक के रूप में प्रभावी ढंग से संवाद करने और अपने कौशल को सुधारने का तरीका सीख सकते हैं।

एक विशिष्ट व्यवसाय पत्र में तीन खंड होते हैं, एक परिचय, एक निकाय और एक निष्कर्ष।

1. परिचय: परिचय इंगित करता है कि लेखक किसे संबोधित कर रहा है। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे आप नहीं जानते हैं या केवल संक्षिप्त रूप से मिले हैं, तो परिचय यह भी एक संक्षिप्त कारण हो सकता है कि आप क्यों लिख रहे हैं। आमतौर पर, परिचय केवल एक वाक्य या दो लंबाई में होता है।
2. शरीर: पत्र निकाय वह जगह है जहाँ आप अपना व्यवसाय बताते हैं। यह खंड कुछ वाक्यों या लंबाई के कई पैराग्राफ जितना छोटा हो सकता है। यह सब हाथ में विषय का वर्णन करने के लिए आवश्यक विस्तार की डिग्री पर निर्भर करता है।
3. निष्कर्ष: निष्कर्ष अंतिम खंड है जहां आप भविष्य की कार्रवाई के लिए कॉल करेंगे। यह व्यक्ति में बात करने, अतिरिक्त जानकारी का अनुरोध करने, या लेनदेन करने का मौका हो सकता है। परिचय की तरह, यह खंड एक या दो से अधिक नहीं होना चाहिए और स्पष्ट करना चाहिए कि आप अपने पत्र को पढ़ने वाले व्यक्ति से क्या चाहते हैं।
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परिचय का स्वर अक्षर प्राप्तकर्ता के लिए आपके रिश्ते पर निर्भर करता है। यदि आप किसी करीबी दोस्त या किसी व्यावसायिक सहयोगी को संबोधित कर रहे हैं, तो उनका पहला नाम स्वीकार्य है। लेकिन अगर आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे आप नहीं जानते हैं, तो ग्रीटिंग में उन्हें औपचारिक रूप से संबोधित करना सबसे अच्छा है। यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं, तो उनके शीर्षक या पते के सामान्य रूप का उपयोग करें।

कुछ उदाहरण:

• प्रिय कार्मिक निदेशक
• प्रिय महोदय या महोदया
• प्रिय डॉ।, श्री, श्रीमती, सुश्री (अंतिम नाम)
• प्रिय फ्रैंक (इसका उपयोग करें यदि व्यक्ति एक करीबी व्यावसायिक संपर्क या मित्र है)

एक विशिष्ट व्यक्ति को लिखना हमेशा पसंद किया जाता है। आम तौर पर, ग्रीटिंग में महिलाओं के लिए पुरुषों और सुश्री को संबोधित करते समय श्री का उपयोग करें। केवल चिकित्सा पेशे में उन लोगों के लिए डॉक्टर की उपाधि का उपयोग करें। जबकि आपको हमेशा "प्रिय" शब्द के साथ एक व्यावसायिक पत्र शुरू करना चाहिए, ऐसा करना व्यावसायिक ईमेल के लिए एक विकल्प है, जो कम औपचारिक हैं।

यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे आप नहीं जानते या केवल पास करने में मिले हैं, तो आप उस व्यक्ति से संपर्क करने के लिए कुछ संदर्भ प्रदान करके अभिवादन का पालन करना चाह सकते हैं।

कुछ उदाहरण:

• टाइम्स में आपके विज्ञापन के संदर्भ में ...
• मैं कल हमारे फोन कॉल पर चल रहा हूं।
• 5 मार्च के आपके पत्र के लिए धन्यवाद।

एक व्यावसायिक पत्र का बहुमत शरीर में निहित है। यह वह जगह है जहाँ लेखक अपने या उसके कारण बताता है। उदाहरण के लिए:

• मैं आपको लिख रहा हूं पूछताछ डेली मेल में पोस्ट की गई स्थिति के बारे में।
• मैं ऑर्डर # 2346 पर शिपमेंट विवरण की पुष्टि करने के लिए लिख रहा हूं।
• हमारी शाखा में पिछले सप्ताह आपके द्वारा अनुभव की गई कठिनाइयों के लिए माफी माँगने के लिए लिख रहा हूँ।

एक बार जब आपने अपना व्यावसायिक पत्र लिखने का सामान्य कारण बता दिया, तो अतिरिक्त विवरण प्रदान करने के लिए शरीर का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आप साइन इन करने के लिए ग्राहक के महत्वपूर्ण दस्तावेज भेज सकते हैं, खराब सेवा के लिए एक ग्राहक से माफी मांगना, किसी स्रोत या किसी अन्य कारण से जानकारी का अनुरोध करना। कारण जो भी हो, याद रखना उस भाषा का उपयोग करना जो विनम्र और विनम्र हो।

उदाहरण के लिए:

• मैं अगले हफ्ते आपसे मिलने के लिए आभारी रहूंगा।
• क्या आपके पास संभवतः समय होगा मुलाकात अगले सप्ताह?
• मुझे इस महीने आपको हमारी सुविधा का दौरा देने में खुशी होगी।
• दुर्भाग्य से, हमें 1 जून तक बैठक स्थगित करनी होगी।
• संलग्न आपको अनुबंध की एक प्रति मिलेगी। कृपया संकेत करें कि कहाँ संकेत दिया गया है।

पत्र के मुख्य भाग में आपके व्यवसाय को बताए जाने के बाद कुछ समापन टिप्पणियों को शामिल करने की प्रथा है। यह प्राप्तकर्ता के साथ अपने रिश्ते को मजबूत करने का आपका अवसर है, और यह सिर्फ एक वाक्य होना चाहिए।

• कृपया हमसे फिर से संपर्क करें यदि हम किसी भी तरह से मदद कर सकते हैं।
• यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक मुझे कॉल करें।
• आप पाठक के साथ भविष्य के संपर्क का अनुरोध या पेशकश करने के लिए समापन का उपयोग भी कर सकते हैं।
• मुझे तुम्हारी राय का इंतजार रहेगा।
• अपॉइंटमेंट शेड्यूल करने के लिए कृपया मेरे सहायक से संपर्क करें।

सभी व्यावसायिक पत्रों के लिए आवश्यक अंतिम बात एक अभिवादन है, जहां आप पाठक को अपना अलविदा कहते हैं। परिचय के साथ, आप कैसे लिखते हैं अभिवादन प्राप्तकर्ता के लिए अपने रिश्ते पर निर्भर करेगा।

उन ग्राहकों के लिए, जिनके साथ आप पहले-नाम के आधार पर नहीं हैं, उपयोग करें:

• भवदीय (यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते जो आप लिख रहे हैं)
• आपका ईमानदारी से, (यदि आप उस व्यक्ति का नाम जानते हैं जो आप लिख रहे हैं।

यदि आप पहले नाम के आधार पर हैं, तो उपयोग करें:

• शुभकामनाएँ, (यदि आप परिचित हैं)
• सबसे अच्छा संबंध है या सादर (यदि व्यक्ति एक करीबी दोस्त या संपर्क है)

नमूना व्यापार पत्र