एक ज्ञापन क्या है? परिभाषा और उदाहरण

एक ज्ञापन, अधिक सामान्यतः एक के रूप में जाना जाता है ज्ञापन, एक छोटा संदेश या रिकॉर्ड है जिसका उपयोग आंतरिक के लिए किया जाता है संचार एक व्यवसाय में। एक बार आंतरिक लिखित संचार के प्राथमिक स्वरूप के बाद, ज्ञापनों के उपयोग में गिरावट आई है ईमेल और इलेक्ट्रॉनिक संदेश के अन्य रूप; हालांकि, स्पष्ट मेमो लिखने में सक्षम होना निश्चित रूप से आंतरिक व्यापार ईमेल लिखने में आपकी अच्छी सेवा कर सकता है, क्योंकि वे अक्सर एक ही उद्देश्य की सेवा करते हैं।

मेमो का उपयोग विस्तृत श्रोताओं के साथ शीघ्रता से संवाद करने के लिए किया जा सकता है, लेकिन कुछ प्रक्रियात्मक जैसे महत्वपूर्ण परिवर्तन, मूल्य वृद्धि, नीति परिवर्धन, बैठक कार्यक्रम, टीमों के लिए अनुस्मारक, या समझौते की शर्तों के सारांश, के लिए उदाहरण।

संचार रणनीतिकार बारबरा डिग्स-ब्राउन का कहना है कि एक प्रभावी ज्ञापन "छोटा," संक्षिप्त, अत्यधिक संगठित, और कभी देर नहीं हुई। यह उन सभी प्रश्नों का पूर्वानुमान और उत्तर देना चाहिए जो एक पाठक के पास हो सकते हैं। यह कभी भी अनावश्यक या भ्रमित करने वाली जानकारी प्रदान नहीं करता है। ”

स्पष्ट हो, केंद्रित हो, संक्षिप्त हो फिर भी पूर्ण। एक पेशेवर स्वर लें और लिखें जैसे कि दुनिया इसे पढ़ सकती है - यानी, कोई भी जानकारी शामिल न करें यह देखने के लिए सभी के लिए बहुत संवेदनशील है, विशेष रूप से कॉपी और पेस्ट के इस युग में या "क्लिक करें और" आगे।"

मूल बातें से शुरू करें: किससे लेख पता, दिनांक और विषय पंक्ति है। मेमो की बॉडी को एक स्पष्ट उद्देश्य के साथ शुरू करें, यह बताएं कि आपको पाठकों को क्या जानना है, और यदि आवश्यक हो तो पाठकों के साथ यह निष्कर्ष निकालना चाहिए। याद रखें कि कर्मचारी केवल रसीद पर मेमो स्किम कर सकते हैं, इसलिए छोटे पैराग्राफ, सबहेड्स का उपयोग करें, और जहां आप कर सकते हैं, सूचियों का उपयोग करें। ये आंख के लिए "प्रवेश के बिंदु" हैं ताकि पाठक मेमो के उस हिस्से को आसानी से वापस संदर्भित कर सके जो उसे या उसकी आवश्यकता है।

भूलना मत ठीक करना. जोर से पढ़ने से आपको गिरा हुआ शब्द, दोहराव और अजीब वाक्यों को खोजने में मदद मिल सकती है।

यहाँ एक काल्पनिक प्रकाशन कंपनी से एक नमूना आंतरिक ज्ञापन है जो एक धन्यवाद छुट्टी के कारण कर्मचारियों को आगामी अनुसूची परिवर्तनों के बारे में सूचित करता है। उत्पादन भी अलग-अलग विभागों को अलग-अलग ज्ञापन भेज सकता था, खासकर अगर वहाँ अधिक विवरण होते थे जो प्रत्येक विभाग की आवश्यकता होती है और जो अन्य विभागों से संबंधित नहीं होते हैं।

To: सभी कर्मचारी

से: ई.जे. स्मिथ, प्रोडक्शन लीड

दिनांक: 1 नवंबर, 2018

विषय: थैंक्सगिविंग प्रिंट शेड्यूल चेंज

उत्पादन हर किसी को याद दिलाना चाहेगा कि धन्यवाद छुट्टी इस महीने हमारे प्रिंट की समय सीमा को प्रभावित करेगी। कोई भी हार्ड-कॉपी पृष्ठ जो आम तौर पर सप्ताह के दौरान गुरुवार या शुक्रवार को यूपीएस के माध्यम से प्रिंटर के लिए निकल जाएगा, को बाहर जाने की आवश्यकता होगी दोपहर 3 बजे। बुधवार, 21 नवंबर को.

विज्ञापन बिक्री और संपादकीय विभाग

• सुनिश्चित करें कि प्रकाशन के लिए आपको पाठ या चित्र भेजने वाला कोई भी व्यक्ति 19 वें सप्ताह की छुट्टी पर नहीं होगा। बाहर से आने वाली किसी भी चीज़ के लिए पहले समय सीमा निर्धारित करें।
• कृपया जान लें कि आंतरिक फोटोग्राफी और ग्राफिक डिजाइनरों के पास इसे करने के लिए अधिक काम और कम समय होगा, इसलिए कृपया अपने काम को सामान्य से पहले उपयुक्त विभाग में रूट करें।
• कृपया 16 नवंबर के बाद "जल्दी" काम न भेजें। थैंक्सगिविंग वीक के लिए आवश्यक किसी भी शॉर्ट-टर्नअराउंड आइटम को पहले की समय सीमा से पूरा करने की गारंटी नहीं दी जा सकती है और इसे असाइन किए जाने से पहले अनुमोदन के लिए शेड्यूलर के डेस्क के माध्यम से जाना चाहिए। इसके बजाय जल्दी हो।

फोटोग्राफी और ग्राफिक्स विभाग

• के सभी सदस्य कला विभाग छुट्टियों के मौसम की शुरुआत और पहले की समय सीमा से निपटने के लिए आवश्यकतानुसार नवंबर के दौरान ओवरटाइम लगाने की अनुमति दी जाएगी।

अग्रिम में सभी को धन्यवाद, जितनी जल्दी हो सके सामग्री प्राप्त करने में आपकी मदद के लिए और उत्पादन विभाग के कर्मचारियों के लिए आपका विचार।

निम्नलिखित एक टीम के सदस्यों के साथ एक बैठक स्थापित करने के लिए एक काल्पनिक ज्ञापन है जो एक व्यापार शो से लौट रहे हैं।

टू: ट्रेड शो टीम

से: सी। सी। जोन्स, मार्केटिंग सुपरवाइजर

दिनांक: १० जुलाई २०१ 201

विषय: ट्रेड शो रिटर्न मीटिंग

ट्रेड शो से शुक्रवार, 20 जुलाई को काम पर लौटने पर, चलो पूर्वी विंग मीटिंग रूम में दोपहर के भोजन की बैठक की योजना बनाते हैं ताकि शो कैसे चले। आइए चर्चा करें कि क्या अच्छा काम किया और क्या नहीं किया, जैसे:

• उपस्थिति में दिनों की संख्या
• विपणन सामग्री की मात्रा और प्रकार
• बूथ प्रदर्शित करता है
• गिववे कैसे प्राप्त हुए
• दिन के अलग-अलग समय पर बूथ और यातायात का स्थान
• राहगीरों में क्या दिलचस्पी जगी
• बूथ स्टाफिंग स्तर

मुझे पता है कि जब आप किसी ट्रेड शो से वापस आते हैं तो आपके पास फॉलो करने के लिए एक लाख चीजें होती हैं, इसलिए हम मीटिंग को 90 मिनट या उससे कम रखेंगे। कृपया शो के मार्केटिंग पहलुओं पर अपनी प्रतिक्रिया और रचनात्मक आलोचना के साथ तैयार रहें। मौजूदा-ग्राहक प्रतिक्रिया और नए ग्राहक लीड उत्पाद और बिक्री टीमों के साथ एक अलग बैठक में शामिल होंगे। शो में आपके काम के लिए धन्यवाद।

डिग्ग-ब्राउन, बारबरा। पीआर स्टाइलगाइड। तीसरा संस्करण, सेंगेज लर्निंग, 2012।