इसका जवाब देने के लिए गाइड जांच पत्र विशेष रूप से अंग्रेजी भाषा सीखने वालों के लिए लिखा गया है। यह प्रतिक्रियाओं में प्रयुक्त मानक संरचना और वाक्यांशों को शामिल करता है। किसी उत्पाद या सेवा के बारे में अधिक जानकारी मांगने के लिए पूछताछ पहुंचती है। जिस गति के साथ आप उत्तर देते हैं, साथ ही अनुरोधित जानकारी प्रदान करने में आप कितने सहायक हैं, यह सुनिश्चित करेगा कि आपकी जांच की प्रतिक्रिया सफल हो।
संभावित ग्राहकों से पूछताछ का जवाब देते समय एक अच्छा प्रभाव डालना बहुत महत्वपूर्ण है। बेशक, सबसे अच्छी छाप उन सामग्रियों या सूचनाओं को प्रदान करके बनाई जाएगी जो संभावित ग्राहक ने मांगी है, इस सकारात्मक छाप को एक अच्छी तरह से लिखित प्रतिक्रिया द्वारा सुधार किया जाएगा।
की मूल बातें व्यापार पत्र लेखन प्रत्येक प्रकार के व्यवसाय पत्र के लिए समान हैं। अपने या अपनी कंपनी के पते को पत्र के शीर्ष पर रखें (या अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करें), उसके बाद जिस कंपनी को आप लिख रहे हैं उसका पता। तिथि को या तो नीचे या दाईं ओर डबल स्थान पर रखा जा सकता है। आप पत्राचार के लिए एक संदर्भ संख्या भी शामिल कर सकते हैं।