वंशावली पत्राचार: मेल द्वारा सूचना का अनुरोध

आप इंटरनेट पर जानकारी नहीं पा सकते हैं और समय या धन के लिए आंगन देखने नहीं जा सकते हैं। कोई दिक्कत नहीं है! अपने परिवार पर दस्तावेज़, रिकॉर्ड और अन्य जानकारी का अनुरोध करने के लिए डाक सेवा का उपयोग करने से आपके समय के घंटों की बचत हो सकती है। श्रद्धांजलियां पुस्तकालय से, जन्म प्रमाण पत्र से महत्वपूर्ण रिकॉर्ड कार्यालय, चाहा प्रांगण से, और चर्च से विवाह मेल द्वारा उपलब्ध कई रिकॉर्डों में से कुछ हैं।

मेल द्वारा जानकारी प्राप्त करने की चाल उस क्षेत्र में अभिलेखों और रिपॉजिटरी के रिकॉर्ड और नीतियों से परिचित होना है जिसमें आपके पूर्वज रहते थे। मेल द्वारा प्रतियों का अनुरोध करने से पहले आपको जो प्रश्न पूछने हैं, उनमें शामिल हैं:

• क्या डाक्यूमेंट्स की फोटोकॉपी डाक द्वारा भेजी जा सकती है?
• क्या रिकॉर्ड उपलब्ध हैं? किस समय अवधि के लिए?
• क्या रिकॉर्ड्स को अनुक्रमित किया गया है?
• क्या किसी विशेष उपनाम के लिए सूचकांक मेल द्वारा प्राप्त किए जा सकते हैं?
• प्रतियां प्राप्त करने के लिए लागत क्या है?
• क्या व्यक्ति पर जाकर मेल द्वारा प्रतियों का अनुरोध करने का अतिरिक्त शुल्क है?
• भुगतान के कौन से रूप स्वीकार किए जा रहे हैं?
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• क्या अनुरोध फैक्स या ईमेल किए जा सकते हैं?
• क्या एक संपूर्ण उद्धरण (सटीक नाम, दिनांक आदि) आवश्यक है, या खोज की जा सकती है?
• वंशावली अनुरोधों के लिए औसत टर्नअराउंड समय क्या है?

मेल द्वारा वंशावली रिकॉर्ड का अनुरोध करना आसान बनाने के लिए, यह पहले किसी भी प्रकाशित सूचकांक तक पहुंच प्राप्त करने में मदद करता है। सूचकांक आपके उपनाम का पता लगाने, क्षेत्र में रहने वाले अन्य संभावित रिश्तेदारों के लिए जाँच करना और संभव वर्तनी विविधताओं का पता लगाना आसान बनाते हैं। वे आपको वॉल्यूम और पृष्ठ या प्रमाणपत्र संख्या के उद्धरण के साथ आसानी से विशिष्ट दस्तावेज़ों का अनुरोध करने की अनुमति देते हैं। कई सुविधाओं के पास वंशावली अनुसंधान के उपक्रम के लिए संसाधन नहीं हैं, लेकिन अधिकांश प्रदान करने के लिए खुश हैं जब वे सूचकांक के माध्यम से प्राप्त विशिष्ट स्रोत जानकारी प्रदान करते हैं तो दस्तावेजों की प्रतियां।

कई भूमि कर्म, महत्वपूर्ण रिकॉर्ड, आव्रजन रिकॉर्ड, और वसीयत को अनुक्रमित किया गया है और अपने स्थानीय माध्यम से माइक्रोफिल्म में प्राप्त किया जा सकता है परिवार का इतिहास केंद्र या ऑनलाइन के माध्यम से FamilySearch. आप सीधे सुविधा (जैसे कर्म कार्यालय) को भी लिख सकते हैं और एक विशिष्ट उपनाम या समय सीमा के लिए अनुक्रमित की प्रतियों का अनुरोध कर सकते हैं। हालांकि सभी रिपॉजिटरी इस सेवा को प्रदान नहीं करेंगे।

जब तक आप केवल एक अनुरोध भेजने की योजना नहीं बनाते हैं, तब तक फॉर्म का उपयोग करना उपयोगी होता है, जिसे पत्राचार लॉग कहा जाता है आपके द्वारा भेजे गए अनुरोधों, आपके द्वारा प्राप्त प्रतिक्रियाओं, और आपके द्वारा दी गई जानकारी पर नज़र रखने में आपकी मदद करेगा प्राप्त की। पत्राचार लॉग का उपयोग अपने अनुरोध की तारीख, उस व्यक्ति या अभिलेखागार का नाम दर्ज करें जिसके साथ आप संबंधित हैं और मांगी गई जानकारी। जब आप एक उत्तर प्राप्त करते हैं, तो तारीख और प्राप्त जानकारी का एक नोट बनाएं।

मेल द्वारा जानकारी और दस्तावेजों का अनुरोध करते समय, अपने अनुरोधों को संक्षिप्त और बिंदु पर रखें। जब तक आपने अपने अनुरोध को संभालने वाले व्यक्ति के साथ अग्रिम रूप से जांच नहीं की है, तब तक लेनदेन के प्रति एक या दो से अधिक रिकॉर्ड न पूछने का प्रयास करें। कुछ सुविधाओं के लिए अलग-अलग लेनदेन में प्रत्येक व्यक्ति के अनुरोध को संभालने की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य आपके लिए दो दर्जन दस्तावेजों को ख़ुशी से कॉपी करेंगे। अपने पत्र के साथ, यदि आवश्यक हो, तो भुगतान शामिल करें। यदि भुगतान की आवश्यकता नहीं है, तो दान देना हमेशा अच्छा होता है। पुस्तकालय, वंशावली समाज और चर्च, विशेष रूप से, इस इशारे की सराहना करते हैं। आपके द्वारा अनुरोधित दस्तावेज़ों के लिए आवश्यक फोटोकॉपी की वास्तविक संख्या के आधार पर, कुछ रिपॉजिटरी आपको अपना प्रारंभिक अनुरोध प्राप्त करने के बाद एक बिल भेज सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, आपको प्रतियां प्राप्त करने से पहले भुगतान भेजना होगा।

आपके अनुरोधों के लिए एक सफल प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करने के सर्वोत्तम अवसरों के लिए:

• अपने पत्र को छोटा और सरल रखें। बताएं कि आपको कौन सी जानकारी की आवश्यकता है और इसमें केवल पृष्ठभूमि की जानकारी शामिल है जो किसी को आपके अनुरोध का उत्तर ढूंढने में मदद कर सकती है।
• वैकल्पिक नाम वर्तनी, उपनाम आदि शामिल करें। जिसके तहत कोई भी रिकॉर्ड मिल सकता है।
• हमेशा एक स्व-संबोधित, मुद्रांकित लिफाफा (एसएएसई) शामिल करें
• पत्र पर अपना नाम और पता, साथ ही एसएएसई को भी शामिल करें
• अपने पत्र के साथ अपना ईमेल पता और फोन नंबर शामिल करें। यह आपके अनुरोध को संभालने वाले व्यक्ति को आपसे शीघ्रता से संपर्क करने की अनुमति देता है यदि उनके कोई प्रश्न हों।
• विनम्र और विनम्र रहें। "कृपया" और "धन्यवाद" एक लंबा रास्ता तय करता है।
• व्याकरण और वर्तनी के लिए अपने पत्र को प्रूफरीड करें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका अनुरोध समझना आसान है और आपने सटीक नाम, दिनांक और स्थान शामिल किए हैं।
• अपने पत्र की एक प्रति रखें, कम से कम जब तक आपको उत्तर नहीं मिलता है, और अपने पत्राचार लॉग में इसे नोट करें।

जब तक आप अपना होमवर्क नहीं करते हैं, तब तक आपके वंशावली अनुसंधान के बहुत से कार्य सफलतापूर्वक मेल द्वारा किए जा सकते हैं, आपके सभी पत्राचार में विनम्र और विचारशील हैं, और आपके परिणामों का अच्छा ट्रैक रखते हैं। हैप्पी हंटिंग!