व्यवसाय लेखन: दावा पत्र

एक दावा पत्र ए प्रेरकपत्र किसी उत्पाद या सेवा के साथ किसी समस्या की पहचान करने के लिए ग्राहक को किसी व्यवसाय या एजेंसी द्वारा भेजा जाता है और इसे शिकायत पत्र भी कहा जा सकता है।

आमतौर पर, समायोजन के लिए अनुरोध के साथ एक दावा पत्र खुलता है (और कभी-कभी बंद हो जाता है), जैसे कि धनवापसी, प्रतिस्थापन, या नुकसान के लिए भुगतान, हालांकि लेन-देन या उत्पाद के बारे में सौहार्दपूर्ण उद्घाटन पैराग्राफ हो सकता है पसंदीदा।

की एक विधि के रूप में व्यापार लेख, दावा पत्र संचार के एक कानूनी रूप से बाध्यकारी रूप के रूप में भेजे जाते हैं, जो अगर एक अदालत में दावा किया जाता है तो सबूत के रूप में काम कर सकता है। ज्यादातर मामलों में, अदालत के दिखावे की आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि व्यवसाय प्राप्तकर्ता आमतौर पर उत्तर के रूप में ड्राफ्ट करता है समायोजन पत्र, जो दावे का निपटारा करता है।

अधिकांश व्यावसायिक पेशेवरों और विद्वानों का मानना ​​है कि एक बुनियादी दावे पत्र में चार मुख्य तत्व शामिल होने चाहिए: शिकायत का एक स्पष्ट विवरण, एक स्पष्टीकरण इससे क्या नुकसान हुआ है या इसकी वजह से नुकसान हुआ है, ईमानदारी और निष्पक्षता के लिए एक अपील, और क्या आप उचित समायोजन पर विचार करेंगे का एक बयान वापसी।

स्पष्टीकरण में प्राथमिकता दावे को जल्दी और प्रभावी ढंग से निपटाने के लिए महत्वपूर्ण है, इसलिए एक दावा लेखक को एक के दोष के बारे में अधिक विवरण प्रदान करना चाहिए उत्पाद या सेवा में दोष, दिनांक और समय सहित, राशि लागत और रसीद या आदेश संख्या है, और कोई भी अन्य विवरण, जो निश्चित रूप से मदद करते हैं: गलत।

इस गलती के कारण असुविधा हुई है और पाठक की मानवता और करुणा के लिए अपील भी उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि लेखक दावे से बाहर चाहता है। यह स्थिति को सुधारने और ग्राहक के रूप में ग्राहक को बनाए रखने के लिए लेखक के अनुरोध पर तुरंत कार्य करने के लिए पाठक को प्रेरणा प्रदान करता है।

जैसा कि आर.सी. कृष्ण मोहन "बिजनेस कॉरेस्पॉन्डेंस एंड रिपोर्ट राइटिंग" में लिखते हैं कि "एक प्रॉम्प्ट को सुरक्षित करने के लिए" और संतोषजनक प्रतिक्रिया, एक दावा पत्र आमतौर पर इकाई के प्रमुख या विभाग के लिए लिखा जाता है गलती। "

अनुरोध के लिए एक व्यावसायिकता बनाए रखने के लिए पत्र के स्वर को कम से कम एक व्यापार आकस्मिक स्तर पर रखा जाना चाहिए, यदि व्यापार औपचारिक नहीं है। इसके अलावा, लेखक को इस धारणा के साथ शिकायत दर्ज करनी चाहिए कि अनुरोध मिलने पर अनुरोध किया जाएगा।

एल सू बा, मैरिडेल फ्रायर और डेविड ए। थॉमस ने लिखा है "कैसे लिखें प्रथम-स्तरीय व्यापार पत्राचार" जिसे आपको "अपने दावे को सटीक और चतुराई से करना चाहिए।" और यह कि "इस मामले को हल न करने पर आप क्या करेंगे, इस बारे में धमकियों, आरोपों या घूंघट से बचने के लिए" सबसे अच्छा है तुरंत। "

ग्राहक सेवा की दुनिया में दया एक लंबा रास्ता तय करती है, इसलिए प्राप्तकर्ता की मानवता के लिए अपील करना बेहतर है यह बताते हुए कि कंपनी का बहिष्कार करने या उसकी बदनामी करने की धमकी देने के बजाय समस्या ने आपको व्यक्तिगत रूप से कैसे प्रभावित किया है नाम दें। दुर्घटनाएँ होती हैं और गलतियाँ की जाती हैं - असभ्य होने का कोई कारण नहीं है।