गलतियाँ होती हैं। जब वे करते हैं, ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को अक्सर उपभोक्ताओं की शिकायतों को संभालने की आवश्यकता होती है। ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को समस्या को हल करने में मदद करने के लिए जानकारी एकत्र करना भी महत्वपूर्ण है। निम्नलिखित लघु संवाद कुछ उपयोगी वाक्यांश प्रदान करता है समस्या सुलझाना:
ग्राहक: शुभ प्रभात। मैंने पिछले महीने आपकी कंपनी से एक कंप्यूटर खरीदा था। दुर्भाग्य से, मैं अपने नए कंप्यूटर से संतुष्ट नहीं हूँ। मुझे बहुत समस्या हो रही है।
ग्राहक सेवा प्रतिनिधि: आखिर समस्या क्या लग रही है?
ग्राहक: जब मैं अपने शब्द-संसाधन सॉफ़्टवेयर को चलाने का प्रयास करता हूं तो मुझे अपने इंटरनेट कनेक्शन के साथ-साथ बार-बार दुर्घटनाग्रस्त होने की समस्या होती है।
ग्राहक सेवा प्रतिनिधि:क्या आपने कंप्यूटर के साथ आए निर्देशों को पढ़ा था?
ग्राहक: सही है। लेकिन समस्या निवारण अनुभाग कोई मदद नहीं था।
ग्राहक सेवा प्रतिनिधि: वास्तव में क्या हुआ?
ग्राहक: ठीक है, इंटरनेट कनेक्शन काम नहीं करता है। मुझे लगता है कि मॉडेम टूट गया है। मुझे एक प्रतिस्थापन चाहिए।
ग्राहक सेवा प्रतिनिधि: जब आप इंटरनेट से जुड़ने की कोशिश कर रहे थे तो आप कंप्यूटर का उपयोग कैसे कर रहे थे?
ग्राहक: मैं इंटरनेट से जुड़ने की कोशिश कर रहा था! ये किस तरह का सवाल है?!
ग्राहक सेवा प्रतिनिधि:मैं समझता हूं कि आप परेशान हैं, सर। मैं सिर्फ समस्या को समझने की कोशिश कर रहा हूं। मुझे डर है कि ग्लिट्स के कारण कंप्यूटर को बदलने की हमारी नीति नहीं है।
ग्राहक: मैंने इस कंप्यूटर को पहले से लोड किए गए सॉफ्टवेयर के साथ खरीदा था। मैंने कुछ भी नहीं छुआ है।
ग्राहक सेवा प्रतिनिधि: हमें खेद है कि आपको इस कंप्यूटर से कोई समस्या नहीं है क्या आप अपने कंप्यूटर में ला सकते हैं? मैं आपसे वादा करता हूं कि हम सेटिंग्स की जांच करेंगे और तुरंत आपके पास वापस आएंगे।
ग्राहक: ठीक है, वह मेरे लिए काम करेगा।
ग्राहक सेवा प्रतिनिधि: क्या मुझे इस बारे में कुछ और जानने की ज़रूरत है, जो मैंने पूछना उचित नहीं समझा?
ग्राहक: नहीं, मैं इंटरनेट से कनेक्ट होने के लिए अपने कंप्यूटर का उपयोग करने में सक्षम होना चाहूंगा।
ग्राहक सेवा प्रतिनिधि: हम आपके कंप्यूटर को जल्द से जल्द काम करने की पूरी कोशिश करेंगे।
मुख्य शब्दावली
- ग्राहक सेवा प्रतिनिधि (प्रतिनिधि)
- जानकारी इकट्ठा करें
- समस्या को हल करो
- समस्या सुलझाना
- हमारी नीति नहीं
- समस्या निवारण
- गड़बड़
महत्वपूर्ण वाक्यांश
- आखिर समस्या क्या लग रही है?
- वास्तव में क्या हुआ?
- मुझे डर है कि यह हमारी नीति नहीं है ...
- मैं आपसे वादा करता हूँ ...
- क्या आपने निर्देशों को पढ़ा है जो ???
- कैसे इस्तेमाल कर रहे थे ???
- मैं समझता हूं कि आप परेशान हैं, सर।
- मैं सिर्फ समस्या को समझने की कोशिश कर रहा हूं।
- हमें खेद है कि आपको इस उत्पाद से कोई समस्या नहीं है
- क्या मुझे इस बारे में कुछ और जानने की ज़रूरत है, जो मैंने पूछना उचित नहीं समझा?
बोध प्रश्नोत्तरी
किसी ग्राहक और ग्राहक सेवा प्रतिनिधि के बीच संवाद की अपनी समझ की जाँच करने के लिए प्रश्नों के उत्तर दें।