परिचय से निष्कर्ष तक उचित औपचारिक पत्र

औपचारिक अंग्रेजी पत्र जल्दी से बदल रहे हैं ईमेल. हालाँकि, आपके द्वारा सीखी जाने वाली औपचारिक पत्र संरचना अभी भी व्यावसायिक ईमेल और अन्य पर लागू की जा सकती है औपचारिक ईमेल. प्रभावी औपचारिक व्यावसायिक पत्र और ईमेल लिखने के लिए इन संरचना युक्तियों का पालन करें।

पहला पैराग्राफ: औपचारिक का पहला पैराग्राफ पत्र पत्र के उद्देश्य के लिए एक परिचय शामिल करना चाहिए। पहले किसी को धन्यवाद देना या अपना परिचय देना आम बात है।

प्रिय मिस्टर एंडर्स,

पिछले हफ्ते मेरे साथ मिलने का समय निकालने के लिए धन्यवाद। हम हमारी बातचीत का अनुसरण करना चाहते हैं और आपके लिए कुछ प्रश्न हैं।

शारीरिक परिच्छेद: दूसरे और निम्नलिखित पैराग्राफ को पत्र की मुख्य जानकारी प्रदान करनी चाहिए, और में मुख्य उद्देश्य पर निर्माण करना चाहिए परिचयात्मक पहला पैराग्राफ.

हमारी परियोजना निर्धारित के अनुसार आगे बढ़ रही है। हम नए स्थानों पर कर्मचारियों के लिए एक प्रशिक्षण कार्यक्रम विकसित करना चाहते हैं। इसके लिए, हमने स्थानीय व्यापार प्रदर्शनी केंद्र में जगह किराए पर लेने का फैसला किया है। तीन दिनों के लिए कर्मियों में हमारे विशेषज्ञों द्वारा नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित किया जाएगा। इस तरह, हम पहले दिन से मांग को पूरा कर पाएंगे।

अंतिम पैराग्राफ: अंतिम पैराग्राफ को शीघ्र ही औपचारिक पत्र के इरादे को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए और कार्रवाई के लिए कुछ कॉल के साथ समाप्त होना चाहिए।

मेरे सुझावों पर आपके विचार के लिए धन्यवाद। मैं इस मामले पर आगे चर्चा करने के अवसर का इंतजार कर रहा हूं।

औपचारिक पते की अभिव्यक्ति के साथ खोलें, जैसे:

प्रिय श्री, सुश्री (श्रीमती, मिस) - यदि आप उस व्यक्ति का नाम जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं। उपयोग प्रिय महोदय / महोदया यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं, या किसे यह मई चिंता

हमेशा उपयोग करें एमएस महिलाओं के लिए जब तक कि आपको विशेष रूप से उपयोग करने का अनुरोध न किया जाए श्रीमती या कुमारी।

सबसे पहले, लेखन के लिए एक कारण प्रदान करें। यदि आप किसी के बारे में किसी से पत्राचार शुरू कर रहे हैं या जानकारी मांग रहे हैं, तो लिखने का कारण प्रदान करके शुरू करें:

• मैं आपको इसके बारे में सूचित करने के लिए लिख रहा हूं ...
• मैं पूछने / पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं ...
• मैं छोटे व्यवसायों के लिए जानकारी के बारे में पूछने के लिए लिख रहा हूं।
• मैं आपको सूचित करने के लिए लिख रहा हूं कि हमें अभी तक भुगतान नहीं मिला है ...

धन्यवाद व्यक्त करने के लिए अक्सर औपचारिक पत्र लिखे जाते हैं। यह विशेष रूप से सच है जब किसी प्रकार की जांच के जवाब में लिखना या लिखना है एक नौकरी साक्षात्कार, एक संदर्भ, या आपके पास अन्य व्यावसायिक सहायता के लिए प्रशंसा व्यक्त करें प्राप्त किया।

यहाँ कृतज्ञता के कुछ उपयोगी वाक्यांश दिए गए हैं:

• आपके पत्र (दिनांक) के बारे में पूछताछ के लिए धन्यवाद ...
• हम आपके पत्र (दिनांक) के लिए धन्यवाद पूछेंगे / सूचना के लिए निवेदन के बारे में ...
• आपके पत्र (दिनांक) के जवाब में, हम आपकी रुचि के लिए धन्यवाद देना चाहेंगे ...

उदाहरण:

• मैं 22 जनवरी के हमारे पत्र के लिए आपको धन्यवाद देना चाहता हूं, जो कि हमारे कानून की नई लाइन के बारे में जानकारी देता है।
• 23 अक्टूबर 1997 के आपके पत्र के जवाब में, हम उत्पादों की हमारी नई पंक्ति में आपकी रुचि के लिए धन्यवाद देना चाहते हैं।

सहायता मांगते समय निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग करें:

• अगर आप + क्रिया कर सकते हैं तो मैं आभारी रहूंगा
• क्या आपको दिमाग + क्रिया + आईएनजी
• क्या यह पूछना बहुत ज्यादा होगा ...

उदाहरण:

• यदि आप मुझे ब्रोशर भेज सकते हैं तो मैं आपका आभारी रहूंगा।
• क्या आप मुझे अगले सप्ताह के दौरान टेलीफ़ोन करना चाहेंगे?
• क्या यह पूछना बहुत अधिक होगा कि हमारा भुगतान दो सप्ताह के लिए टाल दिया जाए?

निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग मदद की पेशकश करने के लिए किया जाता है:

• मुझे + क्रिया से खुशी होगी
• हम + क्रिया से प्रसन्न होंगे

उदाहरण:

• मुझे आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने में खुशी होगी।
• एक नया स्थान खोजने में आपकी सहायता करने में हमें खुशी होगी।

कुछ औपचारिक पत्रों में, आपको दस्तावेजों या अन्य जानकारी को शामिल करना होगा। आपके द्वारा शामिल किए गए किसी भी संलग्न दस्तावेज़ पर ध्यान आकर्षित करने के लिए निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग करें।

• संलग्न कृपया पाएं + संज्ञा
• आपको प्राप्त होने वाला संलग्नक... + संज्ञा
• हमें संलग्न करे... + संज्ञा

उदाहरण:

• संलग्न आप हमारे विवरणिका की एक प्रति पाएंगे।
• संलग्न कृपया हमारे विवरणिका की एक प्रति खोजें।
• हम एक विवरणिका संलग्न करते हैं।

नोट: यदि आप एक औपचारिक ईमेल लिख रहे हैं, तो चरण का उपयोग करें: संलग्न कृपया / संलग्न करें आपको मिलेगा।

हमेशा भविष्य की इच्छा के लिए कुछ कॉल टू एक्शन या संदर्भ के साथ एक औपचारिक पत्र को समाप्त करें। कुछ विकल्पों में शामिल हैं:

भविष्य की बैठक का एक रेफरल:

• मैं आपसे मिलने / देखने के लिए उत्सुक हूं
• मैं आपसे अगले सप्ताह मिलने की आशा करता हूं।

आगे की मदद का एक प्रस्ताव

• कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें यदि आपके पास इस मामले के बारे में कोई प्रश्न है।
• यदि आपको और कोई सहायता चाहिए तो कृपया मुझसे संपर्क करें।

निम्नलिखित वाक्यांशों में से एक के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें:

• आपका आभारी,
• सादर,

कम औपचारिक

• शुभकामनाएँ।
• सादर।

अपने टाइप किए गए नाम के बाद हाथ से अपने पत्र पर हस्ताक्षर करना सुनिश्चित करें।

ब्लॉक प्रारूप में लिखे गए औपचारिक पत्र पृष्ठ के बाईं ओर सब कुछ डालते हैं। अपने पते या अपनी कंपनी के पते को बाईं ओर पत्र के शीर्ष पर रखें (या अपनी कंपनी का उपयोग करें लेटरहेड) उसके बाद उस व्यक्ति और / या कंपनी के पते के साथ जो आप लिख रहे हैं, सब बाईं ओर रखा गया है पन्ना। कई बार कुंजी वापसी मारो और तारीख का उपयोग करें।

मानक प्रारूप में लिखे गए औपचारिक पत्रों में दाईं ओर अक्षर के शीर्ष पर अपना पता या अपनी कंपनी का पता लगाएं। उस व्यक्ति और / या कंपनी का पता रखें जिसे आप पृष्ठ के बाईं ओर लिख रहे हैं। पृष्ठ के दाईं ओर दिनांक को अपने पते के साथ संरेखण में रखें।