यदि आप अपने वंशावली अनुसंधान में एक कंप्यूटर का उपयोग करते हैं - और जो नहीं करता है! तो संभवतः आपके पास डिजिटल अनुसंधान फ़ाइलों का एक बड़ा संग्रह है। डिजिटल तस्वीरें, डाउनलोड जनगणना रिकॉर्ड या चाहा, स्कैन किए गए दस्तावेज़, ईमेल... यदि आप मेरे जैसे हैं, तथापि, आपके सर्वोत्तम प्रयासों के बावजूद, वे आपके कंप्यूटर में विभिन्न फ़ोल्डरों में बिखरे हुए हैं। जब आप किसी विशिष्ट फोटो का पता लगाने या ईमेल को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है तो यह वास्तव में जटिल हो सकता है।
किसी भी संगठन परियोजना की तरह, आपकी डिजिटल वंशावली फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के कई अलग-अलग तरीके हैं। आपके काम करने के तरीके और आपके वंशावली अनुसंधान के दौरान आपके द्वारा संग्रहित फ़ाइलों के प्रकार के बारे में सोचना शुरू करें।
अपनी फ़ाइलें क्रमबद्ध करें
डिजिटल वंशावली फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए आसान है अगर आप उन्हें पहले प्रकार से हल करते हैं। वंशावली से संबंधित किसी भी चीज़ के लिए अपनी कंप्यूटर फ़ाइलों को खोजने में कुछ समय बिताएं।
- टेक्स्ट फ़ाइलों, फ़ोटो, डाउनलोड की गई फ़ाइलों और अन्य वंशावली दस्तावेज़ों के लिए अपने मेरे दस्तावेज़ (या दस्तावेज़) फ़ोल्डर और उप-फ़ोल्डर में देखें। उपनाम, रिकॉर्ड प्रकार आदि जैसे कीवर्ड का उपयोग करके दस्तावेज़ों को खोजने के लिए अपनी फ़ाइल एक्सप्लोरर (जैसे विंडोज एक्सप्लोरर, खोजक) का उपयोग करें। कई मुफ्त फ़ाइल खोज उपकरण भी उपलब्ध हैं जो अतिरिक्त खोज सुविधाएँ प्रदान करते हैं।
- किसी भी डिजिटल या स्कैन की गई फ़ोटो या दस्तावेज़ के लिए, जहाँ आप अपनी तस्वीरों को संग्रहीत करते हैं, मेरे चित्र या अन्य फ़ोल्डर की जाँच करें। आप आम छवि फ़ाइल एक्सटेंशन जैसे .jpg, .png या .tiff का उपयोग करके भी खोज कर सकते हैं।
- अपने वंशावली सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम को यह जानने के लिए खोलें कि वह अपनी संबंधित फ़ाइलों को कहाँ संग्रहीत करता है। वे आपके वंशावली सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम (अक्सर प्रोग्राम फ़ाइलों के तहत) के समान फ़ोल्डर में हो सकते हैं। इसमें आपकी वंशावली सॉफ़्टवेयर फ़ाइल, साथ ही आपके द्वारा बनाई गई कोई रिपोर्ट या फ़ोटो या दस्तावेज़ आपके सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में आयात किए गए शामिल हो सकते हैं।
- यदि आपने कोई फ़ाइल डाउनलोड की है, तो वे डाउनलोड में हो सकते हैं, या इसी तरह नाम वाले फ़ोल्डर में।
- अपना ईमेल प्रोग्राम खोलें और साथ ही वंशावली से संबंधित ईमेल के लिए एक खोज करें। यदि आप उन्हें किसी शब्द संसाधन दस्तावेज़ या अपने वंशावली सॉफ़्टवेयर में कॉपी और पेस्ट करते हैं, तो उन्हें व्यवस्थित करना अक्सर आसान होता है।
एक बार जब आप अपनी डिजिटल वंशावली फ़ाइलों को स्थित कर लेते हैं तो आपके पास कई विकल्प होते हैं। आप उन्हें उनके मूल स्थानों पर छोड़ने और फ़ाइलों का ट्रैक रखने के लिए एक संगठन लॉग बनाने के लिए चुन सकते हैं, या आप उन्हें अधिक केंद्रीय स्थान में कॉपी या स्थानांतरित कर सकते हैं।
अपनी डिजिटल वंशावली फ़ाइलों को लॉग इन करें
यदि आप अपनी फ़ाइलों को अपने कंप्यूटर पर अपने मूल स्थानों पर छोड़ना पसंद करते हैं, या यदि आप केवल सुपर-संगठित प्रकार हैं, तो लॉग ऑन करने का तरीका हो सकता है। यह बनाए रखने का एक आसान तरीका है क्योंकि आपको वास्तव में यह चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि आपके कंप्यूटर पर चीजें कहाँ समाप्त होती हैं - आप इसे नोट करते हैं। एक डिजिटल फ़ाइल लॉग किसी विशेष फोटोग्राफ, डिजिटाइज़ किए गए दस्तावेज़ या अन्य वंशावली फ़ाइल का पता लगाने की प्रक्रिया को सरल बनाने में मदद करता है।
अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम या एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम जैसे Microsoft Excel जैसे टेबल फ़ीचर का उपयोग अपनी वंशावली फ़ाइलों के लिए लॉग बनाने के लिए करें। निम्नलिखित के लिए कॉलम शामिल करें:
- फ़ाइल का नाम (इसके विस्तार सहित) और तारीख
- आपके कंप्यूटर पर स्थान
- फ़ाइल का संक्षिप्त विवरण
- फ़ाइल में प्राथमिक व्यक्ति (एस) या भौगोलिक क्षेत्र (ओं) के नाम
- मूल दस्तावेज या फोटो का भौतिक स्थान (यदि लागू हो)।
यदि आप अपनी डिजिटल फ़ाइलों को डीवीडी, यूएसबी ड्राइव या अन्य डिजिटल मीडिया में बैकअप लेते हैं, तो फ़ाइल स्थान कॉलम में उस मीडिया का नाम / संख्या और भौतिक स्थान शामिल करें।
अपने कंप्यूटर पर फ़ाइलों को पुनर्गठित करें
यदि फ़ाइल लॉग रखना आपके लिए बहुत कठिन है, या आपकी सभी आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, तो आपकी डिजिटल वंशावली फाइलों पर नज़र रखने का एक और तरीका है उन्हें भौतिक रूप से अपने कंप्यूटर पर पुनर्गठित करना। यदि आपके पास पहले से एक नहीं है, तो अपनी सभी वंशावली फ़ाइलों को शामिल करने के लिए वंशावली या परिवार अनुसंधान नामक एक फ़ोल्डर बनाएं। मेरे पास मेरे दस्तावेज़ फ़ोल्डर में एक उप-फ़ोल्डर के रूप में है (मेरे ड्रॉपबॉक्स खाते तक भी समर्थित है)। वंशावली फ़ोल्डर के अंतर्गत, आप उन स्थानों और उपनामों के लिए उप-फ़ोल्डर बना सकते हैं, जिन पर आप शोध कर रहे हैं। यदि आप किसी विशेष भौतिक फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं, तो आप अपने कंप्यूटर पर उसी संगठन का अनुसरण करना चाह सकते हैं। यदि आपके पास किसी विशेष फ़ोल्डर के तहत बड़ी संख्या में फाइलें हैं, तो आप तिथि या दस्तावेज़ प्रकार द्वारा आयोजित उप-फ़ोल्डर्स का एक और स्तर बनाना चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, मेरे पास मेरे OWENS अनुसंधान के लिए एक फ़ोल्डर है। इस फ़ोल्डर के भीतर मेरे पास प्रत्येक काउंटी के लिए फ़ोटो और सबफ़ोल्डर्स के लिए एक सबफ़ोल्डर है जिसमें मैं इस परिवार पर शोध कर रहा हूं। काउंटी फ़ोल्डरों के भीतर, मेरे पास रिकॉर्ड प्रकारों के साथ-साथ एक मुख्य "रिसर्च" फ़ोल्डर है जहां मैं अपने शोध नोटों को बनाए रखता हूं। आपके कंप्यूटर पर वंशावली फ़ोल्डर आपके वंशावली सॉफ़्टवेयर की बैकअप प्रतिलिपि रखने के लिए भी एक अच्छी जगह है, हालाँकि आपको एक अतिरिक्त बैकअप प्रतिलिपि ऑफ़लाइन भी रखनी चाहिए।
अपने कंप्यूटर पर अपनी वंशावली फ़ाइलों को एक केंद्रीय स्थान पर रखकर, आप महत्वपूर्ण शोध को जल्दी से ढूंढना आसान बनाते हैं। यह आपकी वंशावली फ़ाइलों का बैकअप भी सरल करता है।
संगठन के लिए डिज़ाइन किए गए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें
डू-इट-ही-मेथड का एक विकल्प कंप्यूटर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किए गए प्रोग्राम का उपयोग करना है।
Clooz
एक संगठन कार्यक्रम जो विशेष रूप से वंशावलीवादियों के लिए बनाया गया है, Clooz बिल "इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग कैबिनेट" के रूप में दिया जाता है। सॉफ्टवेयर में विभिन्न प्रकार की जानकारी दर्ज करने के लिए टेम्प्लेट शामिल हैं मानक वंशावली दस्तावेज जैसे कि जनगणना रिकॉर्ड, साथ ही फोटो, पत्राचार और अन्य वंशावली रिकॉर्ड। आप चाहें तो प्रत्येक टेम्पलेट पर मूल फोटो या दस्तावेज़ की डिजिटल कॉपी आयात और संलग्न कर सकते हैं। क्लोज़ में निहित सभी दस्तावेजों को एक विशिष्ट व्यक्ति या रिकॉर्ड प्रकार के लिए दिखाने के लिए रिपोर्ट तैयार की जा सकती है।
फोटो एल्बम सॉफ्टवेयर
यदि आपकी डिजिटल तस्वीरें आपके कंप्यूटर पर और डीवीडी या बाहरी के संग्रह में बिखरी हुई हैं ड्राइव, एक डिजिटल फोटो आयोजक जैसे कि एडोब फोटोशॉप एलिमेंट्स या गूगल फोटोज आ सकते हैं बचाव। ये प्रोग्राम आपकी हार्ड ड्राइव और कैटलॉग को स्कैन करते हैं जो वहां पाए गए हर फोटो को दर्शाते हैं। कुछ में अन्य नेटवर्क वाले कंप्यूटर या बाहरी ड्राइव पर पाए जाने वाले फ़ोटो को सूचीबद्ध करने की क्षमता भी है। इन छवियों का संगठन कार्यक्रम से कार्यक्रम में भिन्न होता है, लेकिन अधिकांश फ़ोटो को तारीख तक व्यवस्थित करते हैं। एक "कीवर्ड" सुविधा आपको अपनी तस्वीरों में "टैग" जोड़ने की अनुमति देती है - जैसे कि एक विशिष्ट उपनाम, स्थान या कीवर्ड - किसी भी समय ढूंढना आसान बनाने के लिए। उदाहरण के लिए, मेरी कब्र की तस्वीरें "कब्रिस्तान" शब्द के साथ टैग की गई हैं, साथ ही विशेष कब्रिस्तान का नाम, कब्रिस्तान का स्थान और व्यक्ति का उपनाम। यह मुझे एक ही तस्वीर को आसानी से खोजने के लिए चार अलग-अलग तरीके देता है।
डिजिटल फ़ाइलों के लिए संगठन का एक अंतिम तरीका उन सभी को आपके वंशावली सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में आयात करना है। स्क्रैपबुक सुविधा के माध्यम से कई परिवार के पेड़ कार्यक्रमों में फ़ोटो और डिजिटाइज़ किए गए दस्तावेज़ जोड़े जा सकते हैं। कुछ को स्रोतों के रूप में भी संलग्न किया जा सकता है। ईमेल और टेक्स्ट फ़ाइलों को उन व्यक्तियों के लिए नोट्स फ़ील्ड में कॉपी और पेस्ट किया जा सकता है जिनसे वे संबंधित हैं। यदि आपके पास एक छोटा सा परिवार का पेड़ है, तो यह प्रणाली अच्छी है, लेकिन यदि आपके पास एक से अधिक लोगों के लिए बहुत सारे दस्तावेज़ और फ़ोटो हैं, तो आप थोड़ा बोझिल हो सकते हैं।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने कंप्यूटर वंशावली फ़ाइलों के लिए कौन सी संगठन प्रणाली चुनते हैं, चाल लगातार इसका उपयोग करना है। एक प्रणाली चुनें और उससे चिपके रहें और आपको फिर से दस्तावेज़ खोजने में कभी परेशानी नहीं होगी। डिजिटल वंशावली के लिए एक अंतिम पर्क - यह कुछ कागज अव्यवस्था को खत्म करने में मदद करता है!